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远程办公涉及的法律问题,你知道吗?
发布日期:2020-04-16 访问量:

疫情的影响,居家办公成了防疫措施之一,各种远程办公软件出现于大众的视野,一台电脑、工作时间自己定、工作地点自己选,听上去如此惬意、高大上、现代化,令人神往。现实中的远程办公往往颠覆你的想象,令人忍俊不禁。

本次疫情对我国各行各业均造成了巨大影响,很多企业均在艰难全国积极隔离防范疫情的大环境下艰难求存,在此情形下,提高员工工作效率,降低人力成本,缩减开支更是显得尤为必要,如何调整工作状态,体现协同办公的作用,成了各公司HR和老板挠破头需要思考的终极问题。

企业可以通过微信、短信、电子邮箱、企业OA系统等方式,用书面通知形式,告知每一位员工远程办公期间工作地点、工作时间、工作安全、打卡方式、工作流程、工作汇报、会议纪律要求等相关制度要求,明确旷工违纪等相关情形,并要求每一位员工进行邮件或者微信等线上书面文字形式的确认同意。同时,注意保留相关证据。

(1)根据远程办公的实际情况,及公司对员工的工作成果、业绩的要求,制定与之相适应的考核标准。

(2)建议可把目标拆解为任务,把公司一段时间内的目标,拆解到每一天,对每一项任务责任到人、明确到小时、明确提交物的规范和要求。

(3)远程办公的员工,与那些实际未工作却正常获取工资的员工相比,是有所不同的。为了鼓励员工远程办公,也为了体现公平,公司可以根据实际需要出台政策,例如远程办公会对今后晋升、奖金产生积极影响。

同时要求,工作时间内,未经正式请假不得随意离开固定的工作地点,防范因为交叉感染导致的工作进程受阻,否则,有违居家办公的初衷。

这个过程建议固定好相关证据,比如填报线上统计表格报备,作为考勤、绩效考核、处罚的依据。

《最高人民法院、最高人民检察院关于办理侵犯公民个人信息刑事案件适用法律若干问题的解释》第一条明确规定,“行踪轨迹”属于“公民个人信息”,员工的精确定位信息属于隐私权范围。因此,要求员工发送定位进行打卡,建议企业事先由员工书面确认并同意使用定位系统进行考勤,同时保证非工作时间不对劳动者进行定位,妥善保管相关信息,严防信息数据泄露等。

上海市人社局《关于延迟企业复工相关问题,市人社局权威解答》,延迟复工期间,应当按劳动合同约定的标准支付工资。需要提前复工的,向当地政府部门审核报备,并作为休息日加班,由企业给予补休或按规定支付加班工资,即双倍工资。

上海市人力资源和社会保障局《关于应对新型冠状病毒感染肺炎疫情实施支持保障措施的通知》规定:企业因受疫情影响导致生产经营困难的,可以通过与职工协商一致采取调整薪酬、轮岗轮休、缩短工时等方式稳定工作岗位,尽量不裁员或者少裁员。

人社部通知,企业停工停产在一个工资支付周期内的,企业应按劳动合同规定的标准支付职工工资。超过一个工资支付周期的,若职工提供了正常劳动,企业支付给职工的工资不得低于当地最低工资标准。职工没有提供正常劳动的,企业应当发放生活费,生活费标准按各省、自治区、直辖市规定办法执行。

因此,企业可以根据实际情况与员工协商工作量、工资数额,如未能协商一致的,企业应按照原劳动合同约定向员工支付工资。

《上海市企业工资支付办法》第六条规定,企业应当每月至少支付一次工资,支付工资的具体日期由企业与劳动者约定。如遇法定休假节日或休息日,通过银行发放工资的,不得推迟支付工资;直接发放工资的,应提前支付工资。

因此,若受疫情影响无法按时发放工资的,建议企业以书面方式告知员工无法及时完成工资发放工作的原因,以及预计工资发放时间,并取得员工的确认同意,同时尽快寻找替代性办法进行处理。

不过,由于本次疫情的突然性以及政府延期复工的通知均难以预期,用人单位无法提前完成工资支付。因此,延期支付工资并不能归咎于用人单位,企业员工也不能以此为由主张解除劳动合同或相关的竞业限制。

远程办公的员工,仅需按照企业要求,在相应时间节点提交工作成果,其工作具有灵活性、自主性,员工可根据自身的状况,自主安排工作时间、休息时间。因此企业应审慎管理员工加班制度,建议:

(1)针对该类员工,建立严格的事前加班申请制度,根据工作任务内容及完成此类工作通常需要的有效工作时间,评估员工的加班申请是否合理、妥当,是否予以批准。

a. 在远程办公期限内,员工应在规定的工作时间处理并完成工作任务,考虑到远程办公期间,员工工作安排的自律性,若员工自愿将工作放在非工作时间期间完成的不得视为加班。

《工伤保险条例》对应当认定工伤的七种情形及视同工伤的三种情形有明确规定。根据《工伤保险条例》第十四条(五)规定,因工外出期间,由于工作原因受到伤害的应当认定为工伤。

但是,远程办公则增加了很多的不确定性,工作场所无法及时跟进确定,是否处于工作状态,是否因为工作受伤或者死亡,是否符合视同工伤情形等等问题,均对企业相关工作的挑战。

(1)通过书面形式将远程办公要求通知远程办公员工,固定通知证据,固定工作时间、工作地点、工作安全要求,明确要求远程办公员工不得在远程办公期间随意离开固定工作地点。

(2)加强远程办公人员的管理、日常工作跟进,及安全防范教育,尤其是加强疫情防范教育,避免员工因履职引发新型肺炎。

(3)一旦在远程办公期间员工受到伤害,第一时间了解情况,并固定受伤地点、受伤时间、受伤原因等证据。

(4)及时足额缴纳社会保险,让员工有医疗保障的同时,也避免一旦被认定工伤,企业承担高额工伤或者工亡赔付的风险。

有些企业想以部分员工远程办公不认真为由,想单方解除劳动合同,从而减少企业在经营状况不理想情况下的多余劳动力,降低企业经营成本。事实上,企业以员工远程办公过程中工作不认真为由,单方解除劳动合同合法吗?

《劳动合同法》第三十九条、第四十条对企业单方过错性解除和无过错性解除都做了封闭性规定,换而言之,没有相关条款规定,企业单方解除劳动合同的,存在法律风险,实务中有被认定为违法解除劳动合同,从而承担违法解除劳动合同赔偿金的。

我们建议不要轻易解除劳动合同。如果员工违反相应的管理制度或行为规范等,建议先进行书面的警告处分,不要轻易解除劳动合同,如确需解除劳动合同,建议先咨询专业律师,由律师给予专业意见及方案。

企业安排员工远程办公的过程中,建议制定并落实在线考勤、考核等相关制度,这有利于将考勤、考核结果作为工资、绩效、处罚等的相关依据,而且有利于保障企业单方解除劳动合同的合法性。

疫情对公司经营、员工工作完成提出了巨大挑战,但是,又何尝不是一次企业内部优化升级、员工自我提升的机会呢?通过远程办公,护企业之远行,特殊时期企业和员工更应相互理解、互相保护,相信在企业与员工的齐心协力下,一定能共渡难关。

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